دبیرخانه ابزار نیرومندی برای آسان سازی کارها، افزایش دقت و سرعت امور و بخصوص بستری مناسب برای ایجاد ارتباط شفاف و سازنده بین مدیران، کارکنان و مراجعان سازمان می باشد. دبیرخانه یکی از مهمترین واحدهای هر سازمان چه در سیستم دستی و چه در سیستم اتوماسیون اداری است. این امر بخصوص در واحد اتوماسیون اداری مشهودتر می باشد. به عبارت دیگر قلب تپنده یک سیستم سازمانی از نظر مکاتبات واحد دبیرخانه می باشد.

دبیرخانه یکی از مهمترین و کاربردی ترین واحد های موجود در هر سازمان می باشد که وظیفه ثبت ، ارسال و دریافت نامه ها را بر اساس روش های معین و تدوین شده بر عهده دارد. در واقع دبیرخانه ها مسئول گردش نامه ها در هر سازمان هستند.